Somit liegt nach jedem Projektcontrolling-Workshop eine neue Version des Projekthandbuches vor. Der Projektleiter kann mithilfe des aktuellen Projekthandbuches, der Projektpläne und des Projektfortschrittsberichts dem Projektauftraggeber in der Projektauftraggebersitzung den Status des Projekts darstellen und offene Punkte oder Entscheidungen strukturiert besprechen.

Es empfiehlt sich, bei jeder aktualisierten Version des Projekthandbuches eine neue ganzzahlige Versionsnummer zu vergeben (2.0, 3.0 etc.). Somit können, falls erforderlich, einzelne Projektpläne zwischen den Projektcontrolling-Zyklen aktualisiert und mit untergeordneten Versionsnummern wie 2.1, 3.1 etc. versehen werden. Der Projektfortschrittsbericht wird meist direkt nach dem Projektcontrolling-Workshop vom Projektleiter erstellt und ist eine Zusammenfassung und Interpretation des Projektstatus. Der Projektfortschrittsbericht ist keine Alternative zur Aktualisierung der Projektplanung, sondern ist vielmehr eine Ergänzung.

Ziel ist es, auf ein bis zwei Seiten einen Uberblick über den aktuellen Stand zu geben und vereinbarte Steuerungsmaßnahmen sowie anstehende Entscheidungen darzustellen. Der Projektfortschrittsbericht ist das zentrale Dokument für die Projektauftraggebersitzung (im Rahmen des Projektcontrollingprozesses) und gibt dem Projektauftraggeber die Möglichkeit, sich auf ein bis zwei Seiten einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen (Management-Summary).

 Folgende Themen sollten in einem Projekthandbuch nicht fehlen, bzw. sollten berücksichtigt werden..

 Ansprechpartner im Projekt

Es bewährt sich, gleich zu Beginn des Projekthandbuches ein Verzeichnis relevanten Ansprechpartner im Projekt zu führen. Dieses Verzeichnis erleichtert die Kommunikation im Projekt und alle Projektbeteiligten wissen, wo sie Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. von Projektbeteiligten finden (dies ist insbesondere bei unternehmensübergreifenden Projekten von großer Bedeutung).